Le recrutement

Avant de lancer la procédure de recrutement, il est important de se poser les bonnes questions afin de partir sur les bonnes bases :

• Le besoin est-il permanent ou non ?
  • L’emploi permanent correspond à une activité normale et habituelle de la collectivité et est par principe occupé par un fonctionnaire (même s’il peut, par dérogation, être occupé par un contractuel)
  • L’emploi non permanent permet à la collectivité de faire face à un besoin temporaire et est exclusivement occupé par un agent contractuel
• Au regard de ce besoin, quelles seront les missions confiées à l’agent et sur quelle durée de travail hebdomadaire ?
• A partir de ces missions, sur quel grade ou emploi sera affecté l’agent ?
• Du fait de ce grade, quel niveau de rémunération souhaite-t-on accorder à l’agent ?

Grâce aux réponses à toutes ces questions, vous pourrez ainsi créer l’emploi par délibération.

Pour pouvoir recruter un agent sur un emploi, qu’il soit permanent ou non permanent, cet emploi doit préalablement exister.

Ainsi, et sauf cas particulier du remplacement d’un agent indisponible dont le poste existe déjà, il sera nécessaire de créer le poste par délibération (art. L.313-1 du code général de la fonction publique).

Toute création d’emploi doit être justifiée par l’intérêt du service et répondre à une mission de service public. C’est l’organe délibérant de la collectivité ou de l’établissement public (conseil municipal, conseil départemental ou régional, conseil communautaire, conseil d’administration, comité syndical) qui est seul compétent pour décider de la création d’un emploi.

L’organe délibérant devra ainsi :

• Inscrire le nouvel emploi au budget en votant les crédits nécessaires
• Inscrire le nouvel emploi au tableau des effectifs de la collectivité

Le tableau des effectifs constitue la liste de tous les emplois ouverts budgétairement, qu’ils soient pourvus ou non, dans la collectivité. Les emplois y sont classés par filières, puis par cadres d’emplois et grades, puis enfin par durée hebdomadaire de travail. Il s’agit d’un document obligatoire à joindre chaque année au budget primitif et au compte administratif votés par l’organe délibérant et présentant un état de l’effectif du personnel

La délibération ainsi votée devra préciser :

• La nature du besoin (permanent ou non)
  • S’il s’agit d’un emploi permanent, celui-ci a vocation à être occupé par un fonctionnaire. De ce fait, la délibération devra s’adresser prioritairement à cette catégorie d’agent public. Toutefois, il sera également possible d’indiquer que le poste pourra être pourvu par un agent contractuel. Dans cette optique, il faudra alors en indiquer le motif (Cf. : fiche relative aux différents cas de recrutement d’agents contractuels)
• L’emploi et/ou le grade de recrutement
  • A défaut de certitude, il est possible d’indiquer dans la délibération plusieurs grades sur lesquels il sera alors possible de recruter l’agent contractuel

La délibération, une fois votée, devra être publiée et transmise au contrôle de légalité.

A partir de cette création de poste, l’employeur pourra rédiger la fiche de poste. Celle-ci défini le poste, les missions qui seront assurées par l’agent, ses objectifs, les compétences attendues ainsi que les moyens alloués à l’agent pour exercer ses fonctions.

Il s’agit d’un outil majeur dans la gestion du personnel, puisqu’il permet à la fois à l’employeur de faciliter son choix entre plusieurs candidats en fonction des éléments qui y sont décrits, mais également à l’agent choisi d’avoir une vision globale du poste qu’il va occuper.

Ainsi, pour rédiger une fiche de poste, plusieurs éléments sont à prendre en compte :

• Quelles seront les missions de l’agent recruté ? Ses missions principales ? Ses activités accessoires ?
• Quelles seront les connaissances et compétences attendues du candidat recruté ? Quels savoirs faire et savoir être attendus ? Quels diplômes requis ?
• Quelles seront ses responsabilités et son degré d’autonomie ?
• Quelle sera la place de l’agent dans l’organigramme et qui sera son supérieur hiérarchique ?
• Quels seront ses horaires ?
• Quels seront les moyens et outils mis à sa disposition pour remplir ses fonctions ?
• Quelles seront les spécificités du poste ? Ses difficultés particulières ? Ses risques ?
• Quels seront les interlocuteurs internes et externes de l’agent dans le cadre de ses missions ?

La fiche de poste est un document essentiel qui n’est toutefois pas contraignant : l’agent (fonctionnaire ou contractuel) restera soumis aux droits et obligations des agents publics et aura ainsi pour devoir d’obéir à tout ordre (sous conditions de légalité) qui lui sera transmis par sa hiérarchie, y compris si cet ordre sort du champ des missions listées dans sa fiche de poste.

Le principe d’égal accès à la fonction publique s’oppose à ce qu’un poste soit réservé, que ce soit pour une personne interne ou externe à la collectivité. De ce fait, toute création ou vacance d’emploi permanent devra faire l’objet d’une publicité.

• Les emplois non permanents ne sont pas concernés par cette obligation, puisqu’ils n’ont pas vocation à être occupés par des fonctionnaires

L’autorité territoriale doit ainsi en informer le Centre de Gestion en déclarant une vacance d’emploi sur le site Emploi Territorial, portail national relatif à l’emploi dans la fonction publique territorial.

Une nomination sur un emploi qui n’a pas été déclaré vacant auprès du Centre de Gestion pour être annulé par le juge administratif sans délai !

Suite à cette déclaration, un délai d’un mois minimum devra être respecté par l’autorité territoriale avant de pouvoir nommer un agent sur l’emploi concerné (sauf urgence justifiée par une nécessité absolue de service).

L’agent est nécessairement recruté par un contrat écrit (article 3 du décret n°88-145 du 15 février 1988). Il doit mentionner :

• Le fondement légal sur lequel il est établi (article du code général de la fonction publique justifiant du cas de recrutement ainsi que, le cas échéant, des précisions quant au paragraphe et à l’alinéa de l’article en vertu duquel il est établi)
• L'identité des parties
• Le ou les lieux d'affectation de l'agent
• La date d’effet
• La durée et, le cas échéant, la date à laquelle il prend fin
• La définition du poste occupé ainsi que sa catégorie hiérarchique (A, B ou C)
• Les conditions d’emploi et de rémunération du poste
  • La rémunération est fixée en prenant en compte les fonctions occupées, la qualification requise pour leur exercice, la qualification de l’agent ainsi que son expérience
  • L’agent ne peut être rémunéré à l’heure (CE, 30 mars 2016, n°380616). Sa rémunération est fixée par rapport à un indice.
  • La rémunération de l'agent contractuel fait l'objet d'une réévaluation, notamment au vu des résultats des entretiens professionnels ou de l'évolution des fonctions, au moins tous les trois ans, sous réserve que celles-ci aient été accomplies de manière continue.
• Les droits et obligations de l’agent

Si la collectivité a adopté un document récapitulant l'ensemble des instructions de service opposables aux agents titulaires et contractuels, il est annexé au contrat.

Le contrat conclu pour un motif de remplacement momentané d'agent absent, de vacance temporaire d'emploi ou d'accroissement temporaire ou saisonnier d'activités comporte une définition précise du motif de recrutement.

Le descriptif précis du poste vacant à pourvoir est annexé au contrat conclu pour assurer la vacance temporaire d'un emploi.

Sont annexés au contrat les certificats de travail délivrés par les collectivités territoriales et leurs établissements publics.

Le contrat de recrutement peut comporter une période d’essai (article 4 du décret n°88-145 du 15 février 1988) à raison d’un jour ouvré par semaine de durée du contrat dans la limite de :

• 3 semaines si le contrat est conclu pour une durée initiale de moins de 6 mois
• 1 mois si le contrat est conclu pour une durée initiale de moins de 1 an
• 2 mois si le contrat est conclu pour une durée initiale de moins de 2 ans
• 3 mois si le contrat est conclu pour une durée initiale égale ou supérieure à 2 ans (ou en CDI)

La période d’essai peut être renouvelée une fois pour une durée au plus égale à sa durée initiale.

Le licenciement en cours ou au terme de la période d'essai ne peut intervenir qu'à l'issue d'un entretien préalable au cours duquel l'agent peut être assisté par la personne de son choix. La décision de licenciement est notifiée à l'intéressé par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge. Aucune durée de préavis n'est requise, de même qu’aucune indemnité de licenciement n’est due lorsque la décision de mettre fin au contrat intervient au cours ou à l'expiration d'une période d'essai, mais cette décision doit néanmoins être motivée.

Enfin, pour les recrutements sur la base d’un contrat de projet, le contrat devra comporter la description du projet, sa durée prévisible, la définition des tâches à accomplir, une description précise de l’événement ou du résultat objectif déterminant la fin du contrat et les modalités d’évaluation et de contrôle de ce résultat. Le contrat devra en outre préciser le lieu de travail de l’agent ainsi que la possibilité de rupture anticipé par l’employeur et le droit au versement d’une indemnité de rupture anticipé.

• Les déclarations de création ou de vacance d’emploi sont à conserver pendant une durée de 10 ans
• Les candidatures sont à conserver 2 ans, à l’exception des candidatures retenues dont les documents seront à classer dans le dossier individuel de l’agent
• Les documents relatifs à l’organisation de jury de recrutement (CV et lettre du candidat, convocations, évaluation par le jury, réponses, etc.) sont à conserver 10 ans
• Le dossier individuel de l’agent, y compris contractuel, est à conserver 80 ans à compter de la date de naissance de l’agent